Hvad er et POS flow?
Et POS flow bestemmer, hvor SmartPack trækker lager fra, når der sælges noget i jeres butik, og hvor lageret lægges hen, når der kommer varer tilbage.
Når et kassesystem eller en webshop sender et butikssalg til SmartPack, er varen allerede givet til kunden over disken. Der skal ikke plukkes eller pakkes noget. SmartPack skal kun vide, hvilke placeringer lageret skal trækkes fra, så lagertallene passer. Det svar er POS flowet.
Et POS flow bruges i tre situationer:
Salg i butikken: lageret trækkes fra de steder, flowet peger på, i den rækkefølge I har valgt.
Returnering i butikken: varen lægges tilbage på lager.
Lagerjusteringer fra en integration: fx når kassesystemet synkroniserer en optælling. Nedjusteringer trækkes som et salg, opjusteringer lægges på lager som en returnering.
Flowet bruges af jeres POS-integrationer, fx Shopify POS, FlexPos, Customers 1st, Business Central, GoFact og Shopbox, og af SmartPacks API.
Opret og find et POS flow
Gå til Kunder, og vælg kunden.
Gå til Indstillinger
Klik på fanen POS Flows. Her ses kundens flows med status, navn og årsag.
Klik Tilføj POS Flow, giv flowet et navn, og gem. Et nyt flow oprettes som inaktivt.
Klik på flowet for at åbne det og sætte det op.
En kunde kan have flere flows, fx ét pr. butik. Hvilket flow et salg bruger, vælges i indstillingerne for POS-integrationen, fx ved at koble en butik eller lokation i kassesystemet til et bestemt flow. Via API'et angives flowet med PosFlowId.
(indsæt billede af listen over POS flows)
Location flow: hvor salget trækkes fra
Location flow er en liste af trin, og rækkefølgen er afgørende. Ved et salg tager SmartPack så meget som muligt fra trin 1, derefter fra trin 2 og så videre, indtil hele antallet er dækket.
Der er tre slags trin:
Placering: én bestemt placering på hylden. God, når butikken har en fast hylde pr. vare eller et lille baglager.
Hal: alle placeringer i hallen, hvor varen ligger, med varens foretrukne placering først. God, når butikken er én hal i lageret.
Lokation: alle placeringer i lokationen, hvor varen ligger, med varens foretrukne placering først. God, når butik og lager er sat op som hver sin lokation.
Sådan tilføjer I et trin:
Vælg typen under Tilføj trin.
For en placering: søg på navn, id eller stregkode, fx "butik a01", og vælg den i listen. For en hal eller lokation: vælg den i dropdown-menuen.
Træk trinene i den rækkefølge, butikken skal sælge fra, eller brug pilene.
Klik Gem.
Til højre står en boks, der forklarer med almindelige ord, hvad der sker når en vare sælges, og når der tilføjes lager. Den opdaterer sig, mens I redigerer, så I kan se virkningen før I gemmer.
Et trin, der vises med rødt, peger på noget, der ikke findes længere, fx en slettet hal. Trinnet springes over, så fjern det eller vælg et nyt.
(indsæt billede af location flow-editoren med forklaringsboksen)
Placering til returneringer og opjusteringer
Vælg en placering her, så lægges alt lager, der kommer tilbage gennem flowet, på den. Salg trækker ikke fra placeringen, medmindre I også tilføjer den som trin i location flow.
Det lægges på placeringen:
Varer, der returneres i butikken, fx en returlinje på et kassebon.
Opjusteringer, som en integration sender gennem flowet, fx når kassesystemet synkroniserer en optælling, der viser flere varer end SmartPack.
Placeringen kan derfor stå sidst i location flow, så butikken først sælger af de returnerede varer, når hylden er tom. Den kan også helt stå uden for flowet, hvis returnerede varer skal kontrolleres, før de sælges igen.
Uden en placering her følger tilgangen location flow: varen lægges på det første trin, der passer. Et placeringstrin tager altid imod hele antallet. Et hal- eller lokationstrin tager kun imod, hvis varen allerede ligger i den hal eller lokation. Passer intet trin, lægges varen ikke på lager, og der oprettes en notifikation.
Findes den valgte placering ikke længere, følger tilgangen location flow i stedet.
(indsæt billede af indstillingen)
Når flowet ikke dækker et salg
Har trinene ikke nok på lager, bestemmer disse fire indstillinger, hvad der sker med resten.
Tillad pluk udenfor flowet: resten trækkes fra enhver anden placering, hvor varen ligger. Almindelige placeringer tages før genopfyldningsplaceringer, og den største mængde først. Slået fra: kun flowet bruges, og resten trækkes slet ikke.
Giv besked når der plukkes udenfor flowet: opretter en notifikation, når der blev trukket uden for flowet, med de placeringer, der blev trukket fra.
Giv besked når der er flere valg for pluk: opretter en notifikation, når der blev trukket uden for flowet, og varen lå på flere placeringer. SmartPack har så måttet gætte, hvilken butikken tog den fra. Erstatter notifikationen ovenfor for det salg.
Giv besked når der mangler enheder: opretter en notifikation, når hele det solgte antal ikke kunne findes på lager, så resten aldrig blev trukket.
De to første notifikationer kan kun komme, når pluk udenfor flowet er slået til. Notifikationerne ses under notifikationer i SmartPack og linker til varen.
Er pluk udenfor flowet slået fra, og der mangler varer, viser SmartPack mere lager end der fysisk er. Slå derfor mindst "Giv besked når der mangler enheder" til, så I opdager det.
Øvrige indstillinger
Navn: det navn, flowet vises med i SmartPack og i integrationernes indstillinger.
Aktiv: markerer flowet som i brug. Det slår ikke flowet fra: det er POS-integrationens indstillinger, der bestemmer, hvilket flow et salg bruger.
Årsag (Audit reason): den årsag, der registreres på hver lagerændring, flowet laver, og som vises i lagerhistorikken. Standard er POS.
Adresse: butikkens adresse. Den gemmes på flowet og kan hentes via API'et.
Eksempler
Butik og lager som hver sin lokation. Butikken sælger fra sit eget lager og tager kun fra hovedlageret, når butikken er tom.
Location flow: 1. Lokation Butik, 2. Lokation Hovedlager
Placering til returneringer og opjusteringer: Butik | Retur
Tillad pluk udenfor flowet: fra
Giv besked når der mangler enheder: til
Sælges 3 stk., og butikken har 1, tages 1 fra butikken og 2 fra hovedlageret. En returneret vare lægges på Butik | Retur og sælges ikke derfra.
Butik med fast hylde og returhylde, som også sælges fra. Returnerede varer skal sælges igen, men først når hylden er tom.
Location flow: 1. Placering Butik A01, 2. Hal Lager, 3. Placering Butik | Retur
Placering til returneringer og opjusteringer: Butik | Retur
Tillad pluk udenfor flowet: til
Giv besked når der plukkes udenfor flowet: til
Salg tager først fra hylden, så fra lageret og til sidst fra returhylden. Returneringer lander altid på returhylden, selvom den står sidst i flowet.